Şirketin Aydınlatma Metni
AYDINLATMA ESASLARI PROSEDÜRÜ I. PROSEDÜRÜN AMACIBu Aydınlatma Esasları Prosedürünün (“Prosedür”) amacı; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun’a (“Kanun”) dayalı olarak ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun (“Kurul”) tebliğ ve rehberleri dikkate alınarak Kişisel Verilerinin işlenmesinde aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi için İş Gıda A.Ş. (“Şirket”) genelinde uygulanacak kurallar ile rol ve sorumlulukları belirlemektir.II. PROSEDÜRÜN KAPSAMIProsedür, Şirket nezdinde tutulan, Kanun ile tanımlanan Kişisel Verileri ve Özel Nitelikli Kişisel Verileri, tüm Şirket çalışanlarını, yöneticilerini, danışmanlarını ve Kişisel Veri paylaşımı söz konusu olan tüm durumlarda iştiraklerini, dış hizmeti sağlayıcılarını ve Şirket ’in sair hukuki ilişkiye girdiği gerçek ve tüzel kişileri kapsamaktadır. Prosedür Kanun’da belirtildiği şekilde, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir Veri Kayıt Sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla verilerin işlendiği sistemlerde yer alan Kişisel Verileri kapsamaktadır. Prosedürde aksi belirtilmedikçe Kişisel Veriler ve özel nitelikli Kişisel Veriler birlikte “Kişisel Veriler” olarak adlandırılacaktır.III. TANIMLARİlgili kişi: Kişisel Verisi işlenen gerçek kişiyi,Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,Kişisel Veri Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları Kişisel Verileri işleme faaliyetlerini; Kişisel Verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve Kişisel Verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen Kişisel Verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri,Komite: Kişisel Verilerin korunması kapsamında Şirket’in başta İnsan Kaynakları, Bilgi Teknolojileri ve ilgili diğer departmanlarından temsilcilerinden oluşan, Yönetim Kurulu tarafından görevlendirilmek suretiyle yetkilendirilmiş olan komiteyi,Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumunu,Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini, Sicil: Başkanlık tarafından tutulan Veri Sorumluları Sicilini,Şirket: Kişisel Verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi, yani veri sorumlusu sıfatını taşıyan İş Gıda A.Ş.’yi,Veri Kayıt Sistemi: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen Kişisel Verilerin bulunduğu her türlü ortamı,ifade eder. IV. AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜNÜN HUKUKİ DAYANAKLARI1. Kişisel Verilerin Korunması İle İlgili Genel Yasal Çerçeve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 24.03.2016 tarihli Resmi Gazete’ de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Özellikle iş ilişkilerinde önemli sonuçlar doğuracak olması nedeniyle Kanun'un işe giriş aşamasından iş sözleşmesinin ifası ve sona erme süreçlerine kadar dikkate alınması gerekmektedir. Kanun sadece iş ilişkilerini değil, Şirketin dokunduğu her türlü Kişisel Veriyi ilgilendirmekte olup, buna göre müşteri verileri, alt işveren (taşeron) verileri gibi veriler de bu kapsamdadır. Anayasa’nın Özel Hayatın Gizliliği başlığını taşıyan 20. maddesine göre, “…Herkes, kendisiyle ilgili Kişisel Verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Bu hak; kişinin kendisiyle ilgili Kişisel Veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme ve amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenmeyi de kapsar. Kişisel Veriler, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilir. Kişisel Verilerin korunmasına ilişkin esas ve usuller kanunla düzenlenir. Yine, Türk Ceza Kanunu 135-140 maddelerinde, Kişisel Verilerin korunması ile ilgili olarak cezai yaptırımlar öngörülmüştür. 2012 yılı Temmuz ayında yürürlüğe giren 6098 sayılı Borçlar Kanunu ise iş ilişkilerinde ilk kez Kişisel Verilerin korunmasını düzenlemiştir. Nihayet 6698 Sayılı Kanun ve bu Kanun kapsamında çıkarılan mevzuat konuyu kapsamlı biçimde ele alarak düzenlemeler getirmiştir.2. Kanun ve Kurumun TebliğiKanunun 10 uncu maddesine göre; Kişisel Verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumluları veya yetkilendirdiği kişilerce, ilgili kişilerin bilgilendirilmesi gerekmektedir. Bu yükümlülük yerine getirilirken veri sorumluları veya yetkilendirdiği kişilerce yapılacak bilgilendirmenin asgari olarak aşağıdaki konuları içermesi gerekmektedir:a) Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,b) Kişisel Verilerin hangi amaçla işleneceği,c) Kişisel Verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, ç) Kişisel Veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,d) İlgili kişinin Kanunun 11 inci maddesinde sayılan diğer haklarının belirtilmesi gerekmektedir.Nitekim kurumun 10 Mart 2018 Cumartesi gününde Resmi Gazete’ de yayınlanan “AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜNÜN YERİNE GETİRİLMESİNDE UYULACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA TEBLİĞ” de konunun ayrıntıları düzenlenmiş bulunmaktadır.V. AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜNÜN KAPSAMI1. Kişisel Verilerin İlgili Kişiden Elde Edilmesi HalindeVeri sorumlusu ya da yetkilendirdiği kişi tarafından sözlü, yazılı, ses kaydı, çağrı merkezi gibi fiziksel veya elektronik ortam kullanılmak suretiyle aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi esnasında aşağıda sayılan usul ve esaslara uyulması gerekmektedir:a) İlgili kişinin açık rızasına veya Kanun'daki diğer işleme şartlarına bağlı olarak Kişisel Veri işlendiği her durumda aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmelidir.b) Kişisel Veri işleme amacı değiştiğinde, veri işleme faaliyetinden önce bu amaç için aydınlatma yükümlülüğü ayrıca yerine getirilmelidir.c) Veri sorumlusunun farklı birimlerinde Kişisel Veriler farklı amaçlarla işleniyorsa, aydınlatma yükümlülüğü her bir birim nezdinde ayrıca yerine getirilmelidir.ç) Sicile kayıt yükümlülüğünün bulunması durumunda, aydınlatma yükümlülüğü çerçevesinde ilgili kişiye verilecek bilgiler, Sicile açıklanan bilgilerle uyumlu olmalıdır.d) Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi, ilgili kişinin talebine bağlı değildir.e) Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğinin ispatı veri sorumlusuna aittir.f) Kişisel Veri işleme faaliyetinin açık rıza şartına dayalı olarak gerçekleştirilmesi halinde, aydınlatma yükümlülüğü ve açık rızanın alınması işlemlerinin ayrı ayrı yerine getirilmesi gerekmektedir.g) Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında açıklanacak Kişisel Veri işleme amacının belirli, açık ve meşru olması gerekir. Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken, genel nitelikte ve muğlak ifadelere yer verilmemelidir. Gündeme gelmesi muhtemel başka amaçlar için Kişisel Verilerin işlenebileceği kanaatini uyandıran ifadeler kullanılmamalıdır.ğ) Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında ilgili kişiye yapılacak bildirimin anlaşılır, açık ve sade bir dil kullanılarak gerçekleştirilmesi gerekmektedir.h) Kanunun 10 uncu maddesinin birinci fıkrasının (ç) bendinde yer alan “hukuki sebep” ten kasıt, aydınlatma yükümlülüğü kapsamında Kişisel Verilerin Kanunun 5 ve 6 ncı maddelerinde belirtilen işleme şartlarından hangisine dayanılarak işlendiğidir. Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi esnasında hukuki sebebin açıkça belirtilmesi gerekmektedir.ı) Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında, Kişisel Verilerin aktarılma amacı ve aktarılacak alıcı grupları belirtilmelidir.i) Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında Kişisel Verilerin, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da Veri Kayıt Sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerden hangisiyle elde edildiği açık bir şekilde belirtilmelidir.j) Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken eksik, ilgili kişileri yanıltıcı ve yanlış bilgilere yer verilmemelidir.2. Kişisel Verilerin İlgili Kişiden Elde Edilmemesi Halindea) Kişisel Verilerin elde edilmesinden itibaren makul bir süre içerisinde,b) Kişisel Verilerin ilgili kişi ile iletişim amacıyla kullanılacak olması durumunda, ilk iletişim kurulması esnasında,c) Kişisel Verilerin aktarılacak olması halinde, en geç Kişisel Verilerin ilk kez aktarımının yapılacağı esnada ilgili kişiyi aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi gerekir.VI. AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜNÜN UYGULANMASIAydınlatma yükümlülüğü, Şirketin Kişisel Veri işleme envanteri doğrultusunda hazırlanmış aydınlatma metinleri doğrultusunda yukarıda V. Başlık altında belirtilen usullerden somut duruma uygun olan şekilde yerine getirilmelidir.Belirli kişi kategorilerine göre örnek Aydınlatma Metinleri hazırlanmıştır ve bu Aydınlatma metinleri genellikle çoğu durumu kapsayacaktır. Ancak bazı durumlarda kişilere yapılan aydınlatma somut olay özelinde yeterli olmayabilir ve ilgili kişilere daha detaylı aydınlatma yapılması gerekebilir. Bu durumlara ilgili kişi veya kişi grupları özelinde hazırlanacak aydınlatma metinleri ile aydınlatma yükümlülüğü yerine getirlmelidir.VI. YÜRÜRLÜK VE GÜNCELLEMEProsedür yayınlanma tarihi itibari ile yürürlüğe girecektir. Prosedürün Şirket genelinde duyurulması ve gerekli güncellemelerin yapılması Kişisel Verileri Koruma Komitesi’nin sorumluluğundadır.
Detaylı Bilgi
