Şirketin Aydınlatma Metni
AYDINLATMA METNİBiz, Polat Yol Yapı Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi olarak (“Şirket”) veri sorumlusu sıfatıyla hangi kişisel verilerinizi ne amaçlarla işleyeceğimizi size anlatabilmek amacıyla bu Aydınlatma Metni’ni hazırladık.1. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZTarafımızca, bizimle paylaşmanız veya gerekli olması halinde, işlemeye konu olabilecek kişisel verileriniz aşağıdaki gibidir:1.1 Aile cüzdanı suretiniz, asgari geçim indirimi formunuz, CV’niz, nüfus cüzdan suretiniz, Outlook kişi kartınız, pasaport suretiniz, pozisyon kartınız, SGK işe giriş/ işten çıkış bildirgeleriniz, sürücü belgeniz üzerindeki verileriniz,1.2 Aile ve yakını verileriniz, çalışma verileriniz, eğitim verileriniz, finansal verileriniz, görsel ve işitsel verileriniz, iletişim verileriniz, izin veriniz, kimlik veriniz,1.3 Engellilik durumu, hamilelik durumundan oluşan özel nitelikli kişisel verileriniz,1.4 Covid-19 ve salgın hastalıklar nedeniyle çalışanlarımızdan talep edilecek sağlık verileri,1.5 Kullanıcı adınız, size tahsis edilen aracın plakası ve konum verisi, şahsi aracınızın plakası, elektronik cihazınızın IMEI numarası, marka ile modeli ve seri numarası, ayakkabı numaranız, giysi beden numaranız, sigorta poliçesi sicil numaranız, ebeveyn olma durumunuz, çocuk durumunuz, çocuğunuzun adı ve soyadı, cinsiyeti, doğum tarihi veTCKN'si, askerlik durumunuz, SIMS ID’niz, BeeID’niz, vefat eden yakını olduğu bilginiz, kişilik analizi sonucunuz, özel sağlık sigortasına giriş nedeniniz, özel sağlık sigortasına giriş tarihiniz, icra dosyası bilgileriniz, aldığınız yasal uyarının nedeni, mil biriktiren uygulama/kart numaranız, yurt dışında kalacağınız sure,2. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ NE ŞEKİLDE VE HANGİ SEBEPLERLE TOPLUYORUZ?İşveren olarak kişisel verilerinizi hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek, aramızdaki iş akdinin ifası, kanunlarda açıkça öngörülmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ve Şirket’in meşru menfaati gereği işleyebilmekteyiz.Sizden talep ettiğimiz veya üçüncü kişilerden veya mecralardan elde ettiğimiz kişisel verilerinizi;2.1. Sizin bize sözlü, fiziksel veya elektronik ortamda iletmeniz;2.2. Üçüncü kişilerinbize sözlü, fiziksel veya elektronik ortamda iletmesi;2.3. Birden fazla kişinin kullanımına açık Şirket bilgisayar programlarına, uygulamalarına ve sunucularına bilgi kaydetmeniz;2.4. Özel istihdam bürosu platformlarında paylaştığınız kişisel verilerinizi bize bu platformlar üzerinden iş başvurusu yapmanız;2.5. Özel istihdam bürosu platformları üzerinde yayımladığınız bilgileri üçüncü kişilerle paylaşma tercihlerinize göre özel istihdam platformunun iletmesi;2.6. Referans kişisi göstermeniz halinde Şirket’in meşru menfaati gereği bu kişilerden bilgi alınması veya başvurunuz öncesi çalıştığınız işyerinin temsilcilerinden bilgi alınması;2.7. Şirket çalışanlarının e-postaları ve insan kaynakları danışmanlık firmaları aracılığıyla elde edilmesi;2.8. Size günlük tahsis edilen aracın konum verisini araçta yer alan takip cihazları aracılığıyla elde edilmesi;2.9. Şirket’in merkezine, şubelerine ve depolara yerleştirdiğimiz kameralar aracılığıyla görsel verilerinizin, antrepolara yerleştirdiğimiz kameralar aracılığıyla görsel ve işitsel verilerinizin ve kapı sistem okuyucu programları yoluyla kapı giriş çıkış verilerinizin elde edilmesi;2.10. Müşteri bilgileri, şirket içi prosedür, iş akışları, yeni ürün bilgi ve talimatları gibi hassas verilerin kontrol dışı olarak şirket dışına sızmasını engellemek için çalışanların e-posta yazışmalarının özel yazılımlar aracılığıyla izlenerek kontrol edilmesi,2.11. Covid-19 ve salgın hastalıklar nedeniyle çalışanlarımızdan pandemiye ilişkin sağlık verilerinin elde edilmesi;2.12. Hukuki belge ve tebligatların bize iletilmesi,yöntemleriyle işleyebilmekteyiz.3. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARIŞirket tarafından kişisel verileriniz aşağıda belirtilen amaç ve hukuki sebeplerle işlenebilir:3.1. İş sözleşmesinin ifası kapsamında;3.1.1. Yıllık izinler, hastalık izni ve benzeri dahil olmak üzere tüm izinlerin kontrolü ve onayı,3.1.2. İş pozisyonu, kariyer planı ve ücret artışlarının tespit edilmesi,3.1.3. İş hedeflerinin tanımlanması, performans değerlendirmesi ve prim tutarının tespit edilmesi,3.1.4. Çalışma saatlerinin takibi ve fazla mesailerin kayıt altına alınması, 3.1.5. Maaş, prim, ek mesai, yan hak, avans ödemelerinin yapılması,3.1.6. Yemekhanenin bulunmadığı işyerlerinde yemek kartının tahsisi,3.1.7. İşyeri ve ev adresi arasındaki ulaşım ile iş tanımı kapsamında şehir içinde yapılan ulaşımların sağlanması,3.1.8. Yurt içi ve yurt dışı iş seyahatlerinin organizasyonu amaçlarıyla kişisel verileriniz işlenebilmektedir.3.2 İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve ilgili mevzuat ile diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirmek kapsamında;3.2.1 Çalışan özlük dosyasının oluşturulması,3.2.2 SGK bildirimleri, İŞKUR bildirimleri gibi yasal bildirimlerin yapılması ve teşviklerden yararlanılması,3.2.3 Zorunlu bireysel emeklilik sigortası hesabı açılmasının sağlanması,3.2.4 İcra dosyalarına çalışanların maaş haciz kesintilerine ilişkin ödeme yapılması,3.2.5 İş kazasının yasal bildirimlerinin yapılması,3.2.6 Koruyucu ekipman ve eğitim verilmesi dahil iş sağlığı ve güvenliği işlemlerinin yapılması,3.2.7 Covid 19 salgını kapsamında iş sağlığı ve güvenliği işlemlerinin yapılması ve gerekli tedbirlerin alınması,3.2.8 Şirket antrepolarında güvenliğin sağlanması,3.2.9 Çalışan'ın yabancı uyruklu olması durumunda bu Çalışan için çalışma iznine başvurulması,3.2.10 Mevzuat, ilgili düzenleyici kurumlar ve diğer otoritelerce öngörülen bilgi saklama, tutanak tutma, raporlama, bilgilendirme, uyarı verme ve savunma alma yükümlülüklerine uyulması,3.2.11 Mevzuatta öngörülen hakların çalışana tahsisinin sağlanması,3.2.12 Mahkeme kararlarının yerine getirilmesi,3.2.13 Dava ve icra süreçlerinin yönetilmesi amaçlarıyla kişisel verileriniz işlenebilmektedir.3.3 Şirket içerisinde güvenliğin sağlanması kapsamında;3.3.1 Şirket merkezi ile Şirket’in şube, depo ve antrepolarında güvenliğin ve giriş-çıkış yetkilendirmeleri ile kontrolünün sağlanması ve çalışan giriş kartının çıkartılması ve/veya iptali,3.3.2 Şirket merkezinin iç ve dış alanlarında, şubenin iç ve dış alanlarında, depoların iç ve dış alanlarında güvenlik ve yasal yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla kamera ve ses kaydı alınması,3.3.3 Depo ve antrepolardaki ürünlerin güvenliği için bu alanlara giriş yapan çalışanların kişisel elektronik cihaz ve araçlarının kayıt altına alınması,3.3.4 Güvenlik ihlali durumunda sorumlu kişinin tespiti amaçlarıyla kişisel verileriniz işlenebilmektedir.3.4 Şirket’in idaresi, işin yürütülmesi, Şirket politikalarının uygulanması kapsamında;3.4.1 İşe yeni başlayan, işten çıkan, pozisyonu değişen çalışanlara ilişkin Şirket içi bilgilendirme yapılması,3.4.2 Şirket içi prosedürler hakkında bilgilendirme ve bu bilgilendirmenin yapıldığının kayıt altına alınması,3.4.3 Şirket’te kullanılan programlarda kullanıcı hesaplarının ve iş e-postasının açılması, güncellenmesi, pasifize edilmesi, silinmesi,3.4.4 Müşteri bilgileri, şirket içi prosedür, iş akışları, yeni ürün bilgi ve talimatları gibi hassas verilerin kontrol dışı olarak şirket dışına sızmasını engellemek için çalışanların e-posta yazışmalarının özel yazılımlar aracılığıyla izlenerek kontrol edilmesi,3.4.5 Yazılımlara ve dosyalara erişim için yetkilendirilmelerin yapılması, sistemsel kayıtların yapılması ve teknik alt yapının sağlanması,3.4.6 İhtiyaç duyulan ekipmanın tedariki, teknik sorunların çözülmesi,3.4.7 Özel sağlık sigortası ve ferdi kaza sigortası yapılması, yönetilmesi ve sonlandırılması,3.4.8 İnsan kaynakları, bilgi teknolojileri, muhasebe ve demirbaş işlemleri gibi Şirket’in çalışanlarıyla ilgili süreçlerin kaydı, yönetimi, kontrolü,3.4.9 İş tanımları ve/veya Şirket’in yasal yükümlülüğü kapsamında çalışanlara verilecek eğitimlerin tespiti, organizasyonu, sertifikaların hazırlanması, kayıt altına alınması ve katılımların takibi,3.4.10 Şirket’in ücretlendirme politikasının güncellenmesi,3.4.11 Sosyal ve yan haklar ile ilgili yönetim, iyileştirme ve organizasyon,3.4.12 İletişimin sağlanması,3.4.13 Masraf ödemelerinin yapılması,ilgili masraflar nedeniyle üçüncü kişilere rücu edilmesi, şahsi harcamaların ilgili çalışandan tahsili,3.4.14 Şirket hesabına gelen ödemelerin tespiti ve teyidi,3.4.15 Şirket’in maliyet dağıtımlarının düzenlenmesi ve kontrolü, departman gerçekleşeni ile departman bütçesi arasındaki uyumun değerlendirilmesi,3.4.16 Uzun süreli ve/veya günlük araç tahsisi, araçların bakımının ve temizliğinin yapılması,3.4.17 Çalışanlar'a iş nedeniyle talep ettiği aracın kısa süreli tahsisi süresince aracın konumunun takibi,3.4.18 Cep telefonu ve iş amaçlı cep telefonu numarası tahsisi,3.4.19 İş e-postasının şahsi veya Şirket tarafından tahsis edilen cep telefonlarına kurulması halinde, iş e-postaları üzerindeki verilerin ilgili cep telefonuna indirilmesinin ve özel amaçlı kullanılmasının engellenmesi,3.4.20 Kartvizit basımının sağlanması,3.4.21 Kargo ve kurye aracılığıyla gelen paketlerin ilgili çalışana iletilmesinin ve çalışanların kargolarının gönderilmesinin sağlanması,3.4.22 Çalışanlar arasındaki ilişkilerin ve motivasyonun geliştirilmesi, özel günlerin kutlanması, vefat bilgilendirmesi yapılması,3.4.23 Verimliliğin artırılması,3.4.24 Çalışanların talepleri doğrultusunda resmî ve özel makamlara sunulmak üzere gerekli yazıların hazırlanması,3.4.25 Şirket faaliyet alanı ve Çalışanlar hakkındaki haberler ile ilgili bilgilendirme amacıyla Şirket içerisinde iç yayın gönderimi,3.4.26 Operasyon süreçlerinin, ürünler üzerindeki hasarların, ihtilaflı durumların yönetimi, kontrolü, kayıt altına alınması, bu süreçlere ilişkin gerekli bilgilendirmelerin yapılması,3.4.27 Müşterinin sahaları ile fuar alanlarına ve/veya limanlara ve/veya gümrüğe girişin sağlanması,3.4.28 Müşteri programında ilgili çalışanın kullanıcı olarak tanımlanması,3.4.29 Şirket içerisinde kalite kontrolü ve uyumunun sağlanması, bu bağlamda yetkili ekiplerin belirlenmesi ve iyileştirmelerin yapılması,3.4.30 Şirket'in uyum kılavuzlarına ve etik ilkelerine çalışanın aykırılığının denetlenmesi, gerekli önlemlerin alınması ve aykırılıkta bulunan çalışana yaptırım uygulanması,3.4.31 Şirket içi kontrollerin, denetimin ve raporlamanın yapılması ve kayıt tutulması,3.4.32 İşten çıkış nedeninin kayıt altına alınması,3.4.33 Hukuka aykırılıkların zamanında belirlenmesi, gerekli aksiyonların alınması amaçlarıyla kişisel verileriniz işlenebilmektedir.Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre kadar muhafaza edilecektir.4. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURT İÇİ VE YURT DIŞINDAKİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASIGüvenliğiniz ve Şirketimizin yasalar karşısındaki yükümlülüklerini ifa etmesi amacıyla kişisel verileriniz, İş Kanunu, İş Sağlığı ve İş Güvenliği Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, Türk Ticaret Kanunu, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve fakat bununla sınırlı olmamak üzere sair mevzuat hükümleri izin verdiği ve gerektirdiği ölçüde ilgili kurum veya kuruluşlar; Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Hazine ve Maliye Bakanlığı, Ticaret Bakanlığı, Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı, Türkiye İş Kurumu (İş-Kur), Sosyal Güvenlik Kurumu, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu gibi kamu tüzel kişileri ile paylaşılabilir.Ayrıca kişisel verilerinizi;4.1 İş sözleşmesinin ifası için gerekli amacın yerine getirilmesi kapsamında;4.1.1 Çalışana maaş ve benzeri alacaklarının ödenmesini sağlamak amacıyla bankalara aktarabiliyoruz.4.2 İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve ilgili mevzuat ile, diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirmek kapsamında;4.2.1 İş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amacıyla iş güvenliği uzmanına, işyeri hekimine ve Ortak Sağlık ve Güvenlik Birimi’ne aktarılabilmektedir.4.2.2 İş kazaları ve meslek hastalıkları iddialarının değerlendirilmesi ve destek alınması için işyeri hekimimize aktarabiliyoruz.4.2.3 Zorunlu bireysel emeklilik sigortası hesabı açılması amacıyla sigorta şirketine aktarabiliyoruz.4.2.4 Ayrıca Gümrük Müdürlüğü'nün Gümrük Yönetmeliği uyarınca kamera ve ses kayıtlarına canlı erişim ve takip etme hakkı bulunmaktadır.4.2.5 Savunma, rücu vb. haklarımızı kullanabilmemiz, dava ve icra süreçlerinin yönetilmesi ve takibi amacıyla avukatlarımıza, danışmanlarımıza ve/veya sigorta şirketlerine aktarabiliyoruz.4.2.6 Hukuka ve usule uygun olması koşuluyla mahkeme kararı veya delil talebi gibi hukuki talepleri yerine getirme yükümlülüğümüz çerçevesinde ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarabiliyoruz.4.3 Şirketin idaresi, işin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;4.3.1 İlgili üçüncü kişiler ile yurt içi ve/veya yurt dışında bulunanbağlı olduğumuz veya ortaklaşa çalıştığımız şirketler,tedarikçiler, müşteri ve aday müşteriler ile sizin aranızda gerekli iletişimin kurulmasını sağlamak amacıyla söz konusu kişilere kişisel verilerinizi aktarabiliyoruz.4.3.2 Yurt içi ve/ veya yurt dışında bulunan,ortaklaşa çalıştığımız şirketler ile iç işleyişimizi sağlamak açısından söz konusu şirketlere aktarabiliyoruz.4.3.3 Bilgilendirme ve/veya müşteri talebinin karşılanması ve/veya gerekli olması halinde müşterimizin kullandığı programda adınıza kullanıcı hesabı açılması amaçlarıyla yurt içi ve/ veya yurt dışında bulunan müşterilere aktarabiliyoruz.4.3.4 İhtilaflı durumların çözümünü sağlamak amacıyla yurt içi ve/ veya yurt dışında bulunan müşterilere kamera kaydı aktarabiliyoruz.4.3.5 Kullanıcı hesaplarının oluşturulması, operasyonlara ilişkin fiyatlandırmanın yapılması, operasyonların yönetimi, hasarlı mal sürecinin yönetimi, kalite uyumun sağlanması, şirket politikalarının oluşturulması ve onayı, ihbar hattının yönetimi, denetim, raporlama, bilgilendirme ağının kurulması, risk yönetimi, üst düzey çalışanların performans yönetimi, disiplin süreci, işten çıkışının takibi, teknik destek alınması gibi Şirket’in iç işleyişine ilişkin amaçlarla Şirket’in grup şirketlerine aktarabiliyoruz.4.3.6 Ulaşım, kartvizit basımı, kargo ve kurye işlemleri, yemek kartı çıkarma, spor salonundan yararlanma, eğitimlerin ve/ veya iş seyahatlerinin organizasyonu, hediye gönderimi, kişilik analizi gibi testlerin yapılması, özel sağlık sigortası ve feri kaza sigortasının yapılması, piyasa ücret araştırmasının yapılmasıgibi sebeplerle ilgili konuda çalıştığımız yurt içi ve/veya yurt dışında bulunanfirmaya aktarabiliyoruz.4.3.7 Faaliyetlerimiz çerçevesinde ürettiğimiz, elde ettiğimiz ve edindiğimiz bilgi, belge, dosya vb. kayıtların muhafazası hizmetini sağlayan programların ve veri tabanlarının yurt dışındabulunan sunucularına ve fiziksel dokümanları yurt içinde bulunan arşiv firmasına aktarabiliyoruz.4.3.8 Gerekli ve ihtiyaç duyulması halinde kişisel verileriniz grup şirketlerimiz olan PLT İnşaat Gayrimenkul Yatırım Turizm Ticaret Anonim Şirketi, PYY İnşaat Gayrimenkul Yatırım Ticaret Anonim Şirketi, Eston İnşaat Yatırım Anonim Şirketi, Polat Yol Yapı Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi, Polat Sigorta Acentalığı Anonim Şirketi, Polat Elektrik Üretim İnşaat İthalat İhracat Anonim Şirketi, Polat Yol Yapı San. Ve Tic. AŞ & Atinak Mühendislik Sanayi ve Ticaret AŞ Adi Ortaklığı, Polat Tesan İş Ortaklığı, Üner Enerji Elektrik Üretim San. Tic. A.Ş.,Eris Maden End.San.ve Tic.A.Ş. firmalarına aktarılabilmektedirSağlığınıza ilişkin raporlarınız ve verileriniz ise doğrudan Şirket’in anlaşmalı işyeri hekimi tarafından işlenmektedir.5. HAKLARINIZKVKK’nın haklarınızı düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak aşağıdaki iletişim kanallarımız aracılığıyla bize iletebilir,bu süreçte başvurunuzun hukuka uygun olmasına destek olmak amacıyla hazırladığımız şirket merkezinde, şubelerinde ve internet sitemizde bulunan başvuru formundan yararlanabilirsiniz.Veri sahibi olarak Şirketimize başvurarak;• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,• Yurt içinde veya yurt dışımda kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış islenmiş olması halinde bunlarım düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemlerin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,• İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kakması halinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemlerin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,• İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,• Kanunu' un 7. maddesinde yer alan şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini ya da yok edilmesini isteme, yapılan düzeltme, silme ya da yok etme işlemlerinin kişisel verilerin paylaşıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini talep etme,• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.Yukarıda sayılan haklarınıza ilişkin taleplerinizi Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'de öngörülen başvuru usullerine uygun olarak şirketimize iletmeniz durumunda şirketimiz talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, şirketimiz Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücreti talep edebilecektir.6. İLETİŞİM BİLGİLERİPolat Yol Yapı Sanayi Ve Ticaret Anonim ŞirketiMersis No : 0732004085000010Kep adresi : polatyol@hs03.kep.trAdres : Uzunçayır Yolu Cad.Hamza Polat İş Merkezi N.6 Kadıköy/İstanbulE Teb. adresi : 25999-76294-19516E posta adresi : muhasebe@polatyol.comİletişim : 0216 325 06 86
Detaylı Bilgi
